Kom åt Drive-filer direkt i din dator

De flesta använder Google Drive via webbläsaren Google Chrome. Har man en PC eller Mac, så kan det ibland vara smidigt att komma åt sina Drive- och TeamDrive-mappar direkt i datorn.
Du kan då spara och öppna filer direkt från andra datorprogram som Word och Photoshop till rätt mapp i Drive.


▶︎ Du installerar programmet Drive Direktsynk i din PC eller Mac.

För att installera programmet måste du ha Admin-rättigheter för din dator.

▶︎ När du har installerat programmet och öppnar det första gången, så måste du logga in med det Googlekonto du har kopplat till skolan, och godkänna hur programmet hanterar dina filer. (Fungerar inte med privat Gmail)

▶︎ Det kan det ta en stund innan programmet bygger upp visningen av dina mappar och Drive-dokument.

▶︎ Du hittar dina Drivemappar under utforskaren i din PC, eller i Finder på din Mac. Det ser ut som en extern enhet.

Här ser du hur det går till att installera programmet på en PC.
För Mac, följ instruktionen på nedladdningssidan för programmet.



▶︎ OBS  Filerna sparas INTE på din dator, utan det är endast en genvägar till filerna, som visas. Men du kan enkelt dubbelklicka på en fil och öppna, eller Spara som från andra program direkt till mapparna.
Perfekt för dig som jobbar med bilder i Photoshop, Cad-Camprogram, film mm.





▶︎ Vill du ha tillgång till filerna lokalt i din dator, för att t ex jobba offline med filerna, måste du markera aktuell fil, högerklicka och välja: Tillgänglig offline.
Då sparas filen både i din dator och i din Drivemapp i molnet.
Gör inte detta för en hel mapp, då det kan ta upp mycket utrymme i din dator, och det kan ta lång tid att synkronisera.


Har du använt Googles tidigare program Google Drive för PC eller Mac, som har "synkat/laddat ner" filer till din dator, så måste du avinstallera det. 
Det programmet kommer att sluta fungera.


Om du har ett privat Gmail-konto, så finns ett motsvarande program som heter Säkerhetskopiera och synkronisera.


Ny lagstiftning - tuffare med att använda digitala verktyg!

Under våren 2018 kommer den nya europeiska dataförordningen att träda i kraft, GDPR.
Den gör att vi inom skolan måste tänka oss för, hur vi använder våra elevers namn och andra personuppgifter i olika tjänster.

Grunden är att man INTE får spara och lagra uppgifter om andra personer hur som helst.


Vi FÅR hantera uppgifter om våra elever, i de system som skolan har för detta. Elevregister, frånvaroprogram som Dexter, bedömningsprogram som IST Lärande, skolplattformar som Google Suite for Education och samarbetsverktyg som O365 mm. För dessa system finns det avtal med leverantörer och klara säkerhetsrutiner fastlagda.

Men vi FÅR INTE hantera och spara uppgifter om våra elever i andra, externa verktyg som skolan/kommunen inte har avtal med! Det kan vara pedagogiska verktyg i molnet, appar mm.

När det gäller KÄNSLIGA PERSONUPPGIFTER som är mer beskrivande OM en elev, så kräver det även extra hög säkerhet på de lagringsplatser där dessa uppgifter hanteras, t ex 2-faktorsinloggning, bank-ID o dyl.

Frågorna är många, men här nedan är ett exempel som försöker visa vad som kan vara OK eller inte.


En lärare har hittat ett bra pedagogiskt verktyg som heter EdPuzzel

Som lärare kan jag använda EdPuzzle för att skapa videopresentationer, med utvalda delar av en film och använda länken till mina elever i Classroom. Perfekt om jag jobbar med det flippade klassrummet!

Om jag ber eleverna att skapa konton, då kommer jag som lärare att "hantera personuppgifter" på extern tjänst, vilket kräver ett personuppgiftsbiträdesavtal, en risk-och sårbarhetsanalys mm.

Det blir inte enbart namn och e-post som sparas kring eleven, utan även ett flertal andra uppgifter knutna till eleven.

Så här ser det ut, vilket blir för mycket information. (Hur mycket av filmen eleven såg, vad eleven svarar i frågorna och lite till)

Så hur kan jag som lärare använda den här bra tjänsten på ett lagligt sätt?

- Lärare kan själv skapa ett eget konto till sig själv och skapa innehåll/filmer. Dessa filmer kan läraren dela med eleverna på ett sätt som inte kräver inloggning till tjänsten. 

För att dela en länk i EdPuzzel utan att eleven loggar in, välj: Share with anyone!

Den länk till filmen som skapas, kan läraren kopiera och klistra in i en uppgift i Google Classroom.


- Lärare kan IINTE kräva att eleverna ska ansluta/registrera sig till tjänsten!

Om man som lärare vill använda en tjänst som EdPuzzel, så kan man lägga in frågor i filmen, men ej samla in svaren i tjänsten. Däremot kan man ge direkt feedback på frågorna man ställer, så att eleven får respons på sina svar, typ "självstudiefrågor".

Lägger man in filmen i ett Google formulär, eller väljer uppgiftstypen Fråga i Google Classroom, så kan man där ställa frågor, kring filmen/filmerna, och samla svaren i Google formulär, vilket är OK.

Gör en klasskalender synlig för föräldrarna

Google Classroom är ett utmärkt sätt att hjälpa eleverna att få struktur över sina arbeten.

Till varje Classroom finns det även en kalender, som i grunden endast är öppen för läraren och eleverna. Här kommer ett tips, där du kan dela den här kalendern med t ex föräldrar.


OBS.
Tänk på att när du öppnar en kalender mot omvärlden, så är det viktigt att du inte delar någon känslig information till dina elever, som personnamn och liknande.


Öppna kalendern
‣ Gå in i rätt Classroom-grupp, och under fliken Om, hittar du Google kalender



Nu öppnas din Google Kalender, och du ser den aktuella kalendern under Mina kalendrar ute till vänster.

‣ Klicka på den lilla, lilla pilen till höger om kalendernamnet, och välj Kalenderinställningar




‣ Under fliken Dela den här kalendern, så klickar du för Gör denna kalender offentlig.
Nu kan alla som får rätt länk till kalendern se den, som t ex föräldrar.
‣ Klicka på spara

OBS. Lägg inte in uppgifter i kalendern som kan innehålla känslig information som personnamn.



‣ Öppna kalenderinställningarna igen, och under fliken Kalenderuppgifter vid rubriken Kalenderadress klickar du på HTML-knappen

Markera den https://-adress som dyker upp och kopiera adressen.


Den här adressen kan du nu meddela föräldrarna, t ex via mail.


‣ En förälder som nu klickar på länken, får upp kalendern och kan ta del av det som läggs in i kalendern dels via Google Classroom, och dels via Google Kalender direkt.

‣ Föräldern kan även klicka på knappen Google Kalender nere till höger, och prenumera på kalendern.




Lägga in uppgifter i Kalendern

Alla Uppgifter och Frågor du lägger upp i Classroom-gruppen, och där du sätter ett datum och klockslag, lägger sig automatiskt i kalendern.
 ‣ Uppgifters inlämningstid, är den tid då du vill att uppgiften ska vara inlämnad.
 ‣ Använd Fråga, om du vill lägga upp information, med en viss datum och tid. Då kan du lägga in en knapp som eleven ska klicka i:  ◻︎ Har läst!

Vill du lägga in annan information i kalendern, men som ej ska finnas i Classroom?

Det kan vara prov, föreläsningar, friluftsdagar mm.

▸ Öppna Google Kalender och skapa en ny händelse på aktuell dag och tid.

Markera att händelsen gäller rätt kalender, fyll i den information du önskar och spara.






Lite överkurs
Om du tycker att det blir en för lång, och krånglig webbadress, så kan du skapa en kortare adress.

Gå till verktyget goo.gl och logga in med ditt Google-konto.
Där skapar du enkelt en "kortadress" till din långa webbadress, och den är enklare för föräldrar att använda.
Läs mer om hur goo.gl fungerar här



Förenkla hanteringen i din mailbox

Det blir snabbt rörigt i mailboxen. Här kommer ett par tips, som kan underlätta för dig att skapa lite bättre ordning i din Google-mailbox


Sortera olika slags mail under flikar

▸ Öppna din mailbox i Google och klicka på Kugghjulet uppe till höger ▸ Konfigurera inkorgen
Där kan du nu välja vilka flikar du vill ha.

Förslag på flikar att aktivera är:
  Primär ▹ E-post som är direkt ställd till dig. Det viktigaste.
  Kampanjer ▹ Nyhetsbrev, reklam och liknande
  Uppdateringar ▹ Meddelanden från t ex Classroom, och andra aviseringar.
  Forum ▹ Meddelanden som sänds till grupper du är med i, som t ex en klass- eller personalgrupp.



Så här ser det ut, när fliken Uppdateringar är aktiverad. Notifieringar från Classroom hamnar här, och du slipper få din primära inkorg överfylld!




Kom ihåg viktiga meddelanden.

Får du meddelanden, som du inte hinner hantera just nu, men vill komma ihåg att åtgärda senare.
Det finns flera sätt att lösa detta på, men det enklaste är att Stjärnmärka dem

▸ Klicka i Stjärnan vid meddelandet i din inkorg
▸ För att snabbt hitta dina stjärnmärkta meddelanden, klickar du på den lilla pilen till höger om "inkorgen" och väljer Stjärnmärkta först.

 

Tips - använd olika symboler för olika meddelanden
▸ Under Kugghjulet▹ Inställningar ▹ Hittar du Stjärnor.
▸ Dra och släpp de olika Stjärnor och symboler du vill använda.
▸ Glöm inte spara längst ner på sidan
▸ Genom att klicka flera gånger i Stjärnmarkeringen vid meddelandet, kan du nu byta symboler, för olika sorters meddelanden.



Skapa filter för vanligt förekommande meddelanden

▸ Öppna ett meddelande som du vill skapa ett filter på.
▸ Klicka uppe till höger på den lilla pilen i meddelandet, och välj Filtrera meddelanden som detta


▸ Nu öppnas Filtret, och du ser nu NÄR filtret ska gå igång. (Du kan redigera filtret med andra förutsättningar)
▸ Klicka på Skapa filter med den här sökningen

▸ Kryssa för vad du vill ska hända. I det här fallet sätter vi Använd etiketten:  ▹ Ny etikett eller använd befintlig etikett.

‣ Nu lägger sig "etiketten" i Vänsterspalten i din mailbox, och du ser direkt om det kommit nya meddelanden som hör till din regel.


Tips
Du kan sätta filtret att lägga meddelanden under olika kategorier som Uppdateringar t ex.
Bra om du inte är nöjd med hur Googles automatiska sortering av meddelanden under flikarna blir.



Kom igång med Classroom i 4 steg

Google Classroom är en lärplattform som ger lärare och elever struktur över kurser och uppgifter.

Skapa en kurs, lägg till elever, skapa information och uppgifter, ge eleverna kommentarer och bedömning.

Google Classroom är självinstruerande, både för lärare och elever.
Du hittar en guide i fyra enkla steg här nedan. Klicka här för en utskriftsvänlig version

Du hittar Google Classroom på adressen classroom.google.com

Använder du en iPad eller telefon, så använder du gratis-appen Google Classroom som finns i AppStore eller Google Play.


Del 1 - Kurser och grupper
Gå till webbsidan classroom.google.com och logga in med ditt Google-konto du har fått från skolan. Är det första gången du använder Classroom, så väljer du:  Jag är lärare.
De flesta undervisningsgrupper och klasser har redan skapats åt dig, så du ska hitta de grupper du kommer att undervisa i. Dina elever ska även finnas inlagda i respektive grupp/klass. Grupperna och klasserna uppdateras regelbundet från elevregistret så att elever automatiskt läggs till och plockas bort efter hand som förändringar sker.
Automatiskt skapade grupper synkas även mot IST lärande.

Om du önskar skapa egna kurser och klasser så klicka på Plustecknet uppe till höger, och välj att skapa en ny kurs.
Manuellt skapade kurser synkas EJ mot IST lärande.

Första gången du öppnar en Classroomgrupp så får du en liten rundtur, med tips om hur du använder verktygen.


Under knappen OM lägger du in övergripande information om din kurs.
  • Skriv lite information om kursen.
  • Du hittar även länken till den Drive-mapp som har skapats för din kurs. Där sparas allt material du och eleverna gör i kursen, som övergripande planering, betygskriterier, lektionsmaterial, länkar till digitala läromedel mm.
  • Du ser länkar till 2 kalendrar, dels kalendervyn i Classroom som ger överblick
    över alla dina classromkalendrar, och en länk till din Google Kalender där en kurskalender skapas automatiskt i din personliga kalender.
  • Bjud in en annan lärare, som du vill dela din kurs med en kollega som då kan göra samma saker som du, förutom att ta bort kursen.
    Du kan senare göra den andra läraren till “ägare” av din kurs. Bra om du slutar din tjänst, eller byter undervisningsgrupp.
  • Under knappen Välj tema, kan du välja ett utseende på din kurs.




Del 2 - Fliken elever
Normalt kommer dina elever att läggas in och uppdateras med automatik.
Däremot i de kurser/klassrum du själv skapar, måste du själv lägga in eleverna.
Klicka på rubriken Elever.
Bestäm hur eleverna ska få skriva inlägg och kommentera i din kurs.
Du hittar även en kurskod, som du kan visa för eleverna från din bildskärm/projektor så att eleverna kan gå med i kursen.


Klicka på Bjud in elever och sök efter din elever och lägg till.

Nu kan eleverna gå med in din kurs direkt via Classroom eller via det mail de har fått till sin mailbox med en länk.

Du har nu även en lista på dina elever under Elevrubriken, och kan där hantera dina elever i kursen via några val, ta bort, sända e-post eller inaktivera någon elev.

Klickar du på en elev, så får du upp en sammanställning av vad den enskilde eleven har gjort i den här kursen.


Del 3 - Skapa information och uppgifter

Under Flöde lägger du upp olika sorters aktiviteter genom att klicka på plusknappen nere till höger.

Återanvänd inlägget - Du kan återanvända gamla uppgifter från alla dina kurser.
Skapa fråga - Låt eleverna få svara direkt i Classroom, eller diskutera frågeställningar.
Skapa uppgift - En större uppgift som eleven ska lämna in
Skapa meddelande - Information till eleverna.



Klicka på Skapa Uppgift

Skriv en rubrik (så kort och tydligt du kan, detta blir även uppgiftens titel i Drive)
Du kan t ex numrera uppgifterna för att hålla bättre ordning på dina uppgifter.
Lägg till ett Inlämningsdatum för uppgiften eller kryssa bort datumet, om det är en uppgift som ej har ett slutdatum.
Ange ett Ämne för uppgiften, så att eleven senare kan sortera på alla uppgifter som hör till ett visst ämnesområde i din kurs.

Välj Alla elever om hela gruppen ska ha uppgiften. Annars kan du välja enskilda elever. Passar bra för grupparbeten eller när du vill tilldela unika uppgifter till olika elever.

Alla uppgifter och meddelanden du gör, sparas under Utkast, tills du väljer att Tilldela eleverna uppgifterna eller meddelanden. Du kan även välja att schemalägga din uppgift, för när du vill att eleverna ska se den. Detta gör att du kan göra en planering av din information och uppgifter i förväg.

Du kan lägga till
Bifogade filer via gemet
Filer och dokument från din Drivemapp
Filmklipp från YouTube
Länkar till andra resurser på Internet som digitala läromedel, UR mm.




För att lägga till ett dokument från din drive, klicka på Driveikonen, och välj det dokument du vill lägga till.
Nu väljer du hur eleven ska få använda dokumentet:
- Eleven får enbart visa filen
- Alla elever får redigera samma dokument. (En gemensam planering eller workshop t ex)
- Varje elev får en egen, unik kopia utifrån originalfilen. Detta är nog det vanligaste.

Klicka på pilen vid knappen Tilldela, och välj om du vill schemalägga publiceringen, spara för vidare redigering eller för direktpublicering/tilldelning så att eleven ser uppgiften


Eleverna ser även att de har en uppgift att göra på sin Startsida i Classroom, i sin samlade Uppgiftsvy samt till sin mailbox som en mail-notifiering.

Uppgiften landar även i kurskalendern och syns i kalendervyn i Classroom, samt i den vanliga Google-kalendern.

Del 4 - Ge eleverna kommentarer och bedöm elevernas arbete
Du får en överblick över elevernas arbete på flera olika sätt.
Flödet ser du hur många elever som är klara eller inte klara med sina uppgifter.


På din Startsida ser du alla dina klasser, och där ser du även om du har klara uppgifter att bedöma. Du hittar Startsidan genom att klicka på knappen med tre streck uppe till vänster.


Under dina samlade Uppgifter får du en bra sammanställning av alla dina utdelade uppgifter, i alla dina klasser. 

Klicka på en uppgift i flödet, så får du upp en överblick på elevernas arbete med uppgiften.
Du ser tydligt vilka som är klara eller inte klara.

Klicka på en elev, så ser du elevens pågående eller inlämnade arbete.
Har eleven börjat skriva ett dokument, så kan du öppna dokumentet, ge kommentarer och stötta eleven den vägen. Eleven är ägare till dokumentet, men du kan redigera och ge kommentarer på elevens arbete.

Du kan även skriva kommentarer direkt till eleven i Classroom, och då får eleven ett mail med kommentaren.



När eleven är klar, ändras behörigheten på elevens dokument, så att du som lärare blir ägare, och eleven kan endast titta på sitt dokument.

Nu kan du bedöma arbetet, ge en slutlig kommentar, och även ge betygspoäng. Betygspoäng bör du vara lite försiktig med, då poäng kan tolkas fel utifrån det svenska betygssystemet.

När du är klar med alla dina elevers bedömning, så väljer du att Skicka tillbaka.
Då lämnar du igen dokumenten till eleverna, och de kan se dina kommentarer och bedömning.
Vill du spara dina kommentarer och bedömning till din dator, så klickar du på kugghjulet uppe till höger och väljer Ladda ner uppgiften så sparas det ner ett kalkylark med samtliga elever och dina kommentarer.



För att få mer hjälp och tips kan du besöka Classrooms hjälpsida genom att klicka på frågetecknet nere i vänstra hörnet inne i Classroom.
Där kan du också ställa frågor till Google och andra användare, samt ge feedback till Google, och önska dig förbättringar av Classroom.


Sammanfatta enkäter snyggt!

Det är enkelt att skapa enkäter i Google formulär, och du får en bra och snygg sammanfattning av hela enkäten. Ibland vill man göra mer urval av sin data och presentera det på snyggare sätt.

Här får du en liten beskrivning hur du kan göra, plus en film längre ner, som visar det praktiskt.

Koppla enkäten till ett kalkylark
▸ Öppna din enkät / Formulär, och klicka på Svars-fliken
▸ Klicka på symbolen för att Öppna kalkylark.

▸ I Kalkylarket som nu öppnas med svaren, så markerar du rad 1, (raden med frågorna). Klicka på Data  ▹ Filter
▸ Prova nu att filtrera de olika kolumnerna.  (Klicka på den lilla filter-symbolen som syns vid varje fråga) T ex kan du som i det här fallet välja att filtrera enbart på pojkar eller flickor.

Bra för att sortera på olika typer av svar, (Skola, klass, kön osv....)

Skapa diagram
▸ Markera nu en kolumn och klicka på verktyget Infoga Diagram...

Nu skapas ett diagram
▸ Du kan nu "dubbelklicka" på rubriktexten, och justera namnet på diagrammet.
▸ Klicka på den lilla, lilla pilen uppe till höger i diagrammet, och välj Flytta till eget blad.
Upprepa för de kolumner du vill ha diagram från.


Nu ligger dina diagram snyggt och prydligt på egna blad i kalkylarket.

Koppla till ett Google dokument / Google presentation

Nu ska du skapa en snygg presentation av din enkät Du kan göra det i ett Google dokument eller i en Google presentation. Vi väljer här ett dokument.

Skapa ett Google Dokument, och skriv lite text som du vill ha med.
▸ Växla tillbaka till ditt kalkylark, där du har dina diagram och öppna en av diagram-bladen.
Kopiera diagrammet, växla tillbaka till dokumentet och klistra in.
▸ Du kan nu välja Länk till kalkylark, vilket betyder att diagrammet uppdateras efterhand som du får fler svar i din enkät.  
▸ Du kan välja Klistra in olänkat, och då blir det en bild av diagrammet, utan ngn koppling till kalkylarket.


Om du har valt att Länka till kalkylark, så får du upp en liten knapp, om källdatan har uppdaterats.


Har du Fritextfält du vill visa?
Fritextfält är lite svårt att skapa diagram av, så om du har det, så är det enklast att du helt enkelt:
Markera de celler i kalkylarket med fri-textsvaren ▹ Kopiera

Vill du att det ska vara lite "snyggare" kan du innan du kopierar i kalkylarket välja Format ▹ Alternerande färger.


▸ Växla till dokumentet ▹ Klistra in.

▹ Du kan nu välja Länk till kalkylark, vilket betyder att tabellen uppdateras efterhand som tabellen i kalkylarket förändras.
▹ Du kan välja Klistra in olänkat, och då blir det en ren tabell i dokumentet, utan ngn koppling till kalkylarket.


Du kan nu "justera" tabellen genom att dra i linjerna, för att göra det snyggt och prydligt, och så att det passar ditt behov.


Se en film, där jag visar hur du filterar data, skapar diagram och länkar in datan i ett dokument.