Städa, spara och flytta e-post från Gmail

I början av 2019 kommer e-postlådan Gmail att stängas för personal i Växjö kommun. Outlook blir den e-postlåda som kommer att användas.  

Har du behov av att spara eller flytta gammal e-post, så får du lite tips här.

Det är många som har använt Gmail flitigt under åren och har då en hel del mail som man inte vill bli av med. När e-postlådan i Google (utb.vaxjo.se) stänger, så kan man behöva städa, spara och eventuellt flytta e-post till Outlook (vaxjo.se eller skola.vaxjo.se)

OBS Alla andra Googletjänster är kvar och kommer att användas som tidigare, som t ex Drive, Google Dokument, Keep, Google Kalender, Google Classroom osv. Det är enbart e-postlådan Gmail som stängs för personal. Eleverna fortsätter att använda Gmail som tidigare.

Här kommer några tips på hur du kan göra för att städa, spara och eventuellt flytta e-post.

  ▶︎   Ställ in att vidaresända all e-post till Outlook
  ▶︎  Sök, släng och spara filer
  ▶︎  Spara mail som pdf
  ▶︎  Sänd vidare enstaka mail
  ▶︎  Sänd vidare många e-postmeddelanden på en gång
  ▶︎  Spara din mail som ett arkiv



Ställ in att vidaresända all e-post till Outlook

Börja använda Outlook som din primära e-postlåda.
Öppna Google-mailen/Gmail och klicka på kugghjulet uppe till höger, och välj Inställningar

Klicka på fliken Vidarefodran och klicka på Lägg till en adress för vidarebefodran



Skriv in e-postadressen till Outlook; din @vaxjo.se-adress


Nu sänds ett mail med en bekräftelsekod till din @vaxjo.se-adress, som du måste kopiera för att bekräfta att du faktiskt äger adressen.

Öppna din Outlook, och kopiera bekräftelsekoden du har fått i mailet från Google (Växjö kommuns kommunala skolor)


Gå tillbaka till Inställnings-sidan i Gmail, och på fliken vid Vidarebefordran klistrar du in koden i rutan vid Bekräfta "din e-postadress"




Nu är din vidarebefordran skapad, och du aktiverar den innan den börjar fungera och klicka på spara ändringar

Tips: Ställ in ett autosvar i Gmail, som hänvisar till din Outlookadress istället.


Sök, släng och spara filer

Klicka på den lilla pilen i Gmails sökruta, så visas en avancerad sökning.
Prova dig fram att göra olika sökningar på ord, domännamn, adresser, storlek, tidsintervall har bilagor mm.  Här hittar du mer info om hur du gör olika sökningar.

Markera de mail du får fram.
Nu kan du radera mailen, eller klicka på etikettikonen och skapa en lämplig etikett.


Får du fram mail med bifogade filer, kan du klicka på de bifogade filerna och spara dem till din dator eller till din Google Drive.

Se en kort film som visar hur du söker och skapar en etikett:







Spara mail som pdf

Det är smart att spara mail som en PDF-fil istället för att behålla dem i e-postlådan.

Det innebär att man kan spara pdf-filen på en säker plats som hemkatalogen H:, och senare söka efter informationen i pdf-filen.

Dock får man inte med några bifogade filer, utan det fungerar ungefär som om man skriver ut mail på papper. I det här tipset visar vi ett litet tilläggsprogram som hjälper dig att spara många mail till en pdf-fil.

- Börja med att skapa en etikett i din mailbox, och sortera in de mail som du vill spara dit. (se tipset ovan)

- Installera tilläggsprogrammet Pretty Print Gmail från ChromeWebbstore.

- Öppna etiketten med de mail du vill spara till pdf, och markera mailen.

- Klicka på ikonen för Pretty Print Gmail som du hittar i tilläggsfältet.

Nu öppnas en utskriftsdialog, och där väljer du att byta skrivare till "Spara som PDF". Nu klickar du på spara och väljer lämplig plats dit du vill spara, t ex H:

Det fungerar med upp till ca 100 mail per pdf-fil.

Se en film här hur det fungerar.


Sänd vidare enstaka mail

Har du enstaka mail som du vill sända vidare till din Outlook-adress, så klicka du på de tre pluttarna när du har öppnat mailet, och välj Vidarebefordra och skriv in din Outlook-adress.




Sänd vidare många e-postmeddelanden på en gång

Har du många mail du vill sända vidare till din Outlook, så kan man använda ett tilläggsprogram som hjälper dig att vidarebefordra en många mail på en gång.

- Installera tilläggsprogrammet Multi-forward for Gmail från Chrome webstore.

Första gången du använder tillägget måste du godkänna att Multi forward håller reda på hur många mail du vidaresänder, eftersom det finns en begränsing i tillägget på ca 1500 mail om dagen, annars fungerar det inte.

- Skapa en etikett i din mailbox, och sortera in de mail som du vill sända vidare. (se tipset ovan)

- Markera mailen under etiketten som du vill sända över och klicka på knappen för Multi-Forward och ange mottagande e-postadress och sänd.  Klart.

- Välj inte för många mail åt gången, utan dela upp vidaresändningen i flera körningar.

Se en film här hur det fungerar.


Spara din mail som ett arkiv/säkerhetskopia

Man kan spara sin mailbox som ett Arkiv/säkerhetskopia. Ett arkiv innehåller alla mailen i ett standardformat som går att öppna och visa i olika typer av program.  Att skapa ett arkiv passar bäst för den som bara vill spara undan sin mailbox som en backup/säkerhetskopia, och inte direkt använda innehållet.

Googles tjänst för att skapa arkiv heter Takeout.

- Gå till Takeout via följande länk.  (Du hittar det även under dina kontoinställningar - Styr innehåll - Ladda ner din data/Skapa arkiv)

- Välj Hantera arkiv och Skapa ett nytt arkiv

- Markera de tjänster du vill arkivera. I det här fallet avmarkera vi allt, och markerar enbart Gmail.

- Du kan nu antingen välja all e-post, men då blir det ett mycket, mycket stort arkiv och det kan ta mycket lång tid.  Välj Etiketter och markera de delar av din mailbox som är viktigast.
Har du sorterat viktiga mail under en Spara-etikett som vi beskrev ovan, så blir det enkelt.


- Gå vidare och välj hur du vill hantera arkivet som skapas.

- Välj Skicka en hämtningslänk via e-post. Då får du ett mail när det är klart, med en länk till din arkivfil, som du kan ladda ner till din dator, och spara på t ex din H:


- Arkivet som sparas till din dator innehåller nu dina mail i ett standardformat som heter .mbox. Det finns flera olika program som kan läsa och visa dessa filer. Men tanken är att du inte använder arkivet som ett arbetsmaterial, utan har det mer som en backup/säkerhetskopia.

Se en film om hur du skapar ett arkiv.








Vill du se din Googlekalender i OutlookSe hur du gör här


Se din Googlekalender i Outlook

Många användare använder flera olika e-post- och kalendertjänster. Det kan bli rörigt att hålla koll på flera kalendrar på flera ställen.
Här kommer ett tips så att du kan se din Google-kalender i Outlook. 


▶︎ Börja med att Logga in på din Google-kalender.

▶︎ Klicka fram din personliga kalender under Mina kalendrar och klicka på den de tre pluttarna vid ditt namn (din kalender) och välj Inställningar och delning


▶︎ Rulla ner tills du ser valet Integrera kalender och där hittar du Hemlig address i iCal-format.


▶︎ Markera den långa https://....-adressen och kopiera.
(Detta är en privat adress som ingen annan person kan se, endast de som får länken, så håll den hemlig)



______________________

▶︎ Öppna Outlook i O365 outlook.office.com/owa    och klicka upp Kalendervyn

▶︎ Klicka på Lägg till kalender -> Från Internet...



▶︎ Klistra in iCal-länken från din Google-kalender som du tidigare kopierade, och sätt ett namn på din kalender.
Nu kommer din Google-kalender att importeras till din Outlook-kalender.




▶︎ Nu kommer du se både din Outlook-kalender och din Googlekalender i samma vy.
Tyvärr kan du inte skriva i din Googlekalender från Outlook, utan det är enbart en titt-vy. För att arbeta med din Googlekalender, måste du även fortsättningsvis gå in din kalender i Google, för att skriva och uppdatera händelser där.



▷ OBS. Uppdateringar från Googlekalendern kan dröja några minuter innan nya händelser syns. Det är normalt.





Lyssna på böcker med Inläsningstjänst

Alla elever i Växjö kommun har möjlighet att lyssna på böcker via Inläsningstjänst. Skolorna har tecknat ett avtal som innebär att man förutom den tryckta läroboken även har tillgång till en inläst version.
Att få texten uppläst samtidigt som man läser kan underlätta läsningen och är särskilt bra om man har läs-och skrivsvårigheter eller synnedsättning. Det kan även upplevas som ett stöd om man har svårt att koncentrera sig. Du kan lyssna via dator, iPad eller mobil.

En elev har sagt så här om att lyssna på böcker:
”Inlästa läromedel är bra för oss som gillar att läsa men inte alltid har motivationen och kan sitta stilla. Den gör det möjligt för mig och lyssna på mina böcker samtidigt som jag är ute och går eller pysslar hemma. Genom att lyssna på böckerna i den hastighet jag vill kan jag koncentrera mig vilket ibland är helt omöjligt att göra när jag läser. Äntligen kan jag fokusera!

Hur gör jag om jag vill prova?  
Du ska som elev ha fått ett mail med användarnamn och lösenord till ditt konto på Inläsningstjänst. (det är samma inloggning som du har till ditt Google/utb-konto)
Hittar du inte mailet, så  sök på Inläsningstjänst i din mailbox så ska du hitta mailet. När du fixat inloggning är det bara att börja testa.

Surfa in på www.inlasningstjanst.se
App till Android och iPhone/iPad 
Här hittar du några instruktionsfilmer som visar hur det fungerar.
www.inlasningstjanst.se/kundsupport/filmer-och-guider

Vad ska jag tänka på?  Ha alltid boken framför dig när du lyssnar så att du kan hänga med i texten, det hjälper dig att fokusera. Testa några gånger innan du bestämmer dig för vad du tycker om det. Det kan vara så att det är bra i några ämnen men inte behövs i andra. Det kan även vara bra i vissa situationer men inte behövas i andra. Tänk på att även läroböcker som man inte direkt förknippar med läsning kan finnas inlästa t.ex. matteboken där det kan vara till stor hjälp att få lyssna på lästalen för en bättre förståelse av uppgiften.


Logga in i webbläsaren Chrome


Du bör logga in i Chrome webbläsare, för att få tillgång till appar och tjänster från skolan. Samtidigt så sparar du dina egna bokmärken och tillägg mellan olika datorer.


Är det första gången du loggar in i Chrome, så brukar man bli uppmanad att logga in i Chrome och synkronisera sitt konto. Gör det så kommer allt att fungera på bästa sätt, och du får tillgång till tilläggsprogram som skolorna använder.


Har du redan använt Chrome på din dator, men har lite problem, så bör du aktivera synkning av ditt konto enligt instruktion nedan.


Aktivera synkronisering
Uppe till höger i webbläsaren Chrome klickar du på bokstaven i ditt namn eller din profilbild och väljer Aktivera synkronisering om det inte redan är aktiverat.


Klicka på Länkdata, så kommer allt att fungera på bästa sätt.


Klicka på Aktivera när du får frågan om synkronisering.

Nu är det klart.
För att se att allt fungerar, så kan du stänga av Chrome, och starta programmet igen, så ska du se att du är inloggad samt få de tilläggsprogram och extratjänster som du kan behöva i ditt arbete i skolan.


Har din Google Chrome börjat prata med dig?

Om du störs över att Chrome börjar prata, så har du av misstag fått igång talsyntesen, ClaroRead som alla får installerat.

Talsynes är ett stödprogram som kan läsa upp text, kopiera "text i bild" (OCR-läsning) mm.

Klicka på Kugghjulet i ClaroRead och klicka bort alla kryss som är markerade och stäng ner ClaroRead.  Nu blir det tyst.



Se mer på Googles hjälpsidor om Google Chrome






Bra stödfunktioner i Google dokument

När du skriver i Google dokument kan du  få extra bra hjälp med stavningen, du kan få text uppläst och du kan låta datorn skriva det du säger.

Google dokument har ett bra inbyggt rättstavningsprogram, som markerar med ett rött streck om det är fel. Genom att markera ordet, och hålla ner Ctrl+klick så får du förslag på rättning.
Du kan samtidigt välja att alltid rätta detta fel i framtiden, lägga till ordet i din egna ordlista eller att alltid ignorera det.

Mer avancerad rättstavningshjälp
Tycker du inte att den inbyggda rättstavningen räcker till, så ska du prova tilläggsprogrammet LanguageTool.

Öppna Google dokument, välj menyn Tillägg- Hämta tillägg- och sök på LanguageTool. (eller klicka här)
När du använder LanguageTool får du fler förslag på rättningar av din text, än den inbyggda.


Du kan installera Chrometillägget för LanguageTool, så att du kan använda det överallt där du skriver text på webben. T ex i dina mail.


Extra bra rättstavningshjälp

Får du hjälp stöd från en speciallärare, så kan du få tillgång till  Stava Rex (svenska) och SpellRight (engelska) som  är riktigt bra stavningsprogram som rättar både stavning och grammatik. Vad menar egentligen den som skrivit shonalist?
Stava Rex föreslår journalist och visst förstår man att det är ordet som avses när man ser förslaget. Det hjälper dig även med ord som har helt olika betydelse men som stavas nästan likadant t.ex. hjärna och gärna.
För att få tillgång till Stava Rex och SpellRight, så beställer din speciallärare tilläggen och därefter hittar du det i Google dokument.

Under menyn Tillägg väljer du att starta Stava Rex eller SpellRight.

spell right
Programmen är relativt enkla att använda men ta gärna del av instruktioner i text (Stava rex i Google Docs hittar du här, Spell right i Google Docs hittar du här) eller i en film som spelats in av specialpedagogen Helena Wallberg (den hittar du här).

Lyssna på text
ClaroRead Chrome är en talsyntes som du kan använda i Google, både på webben och i dokument. Talsyntesen läser upp skriven text så att du samtidigt som du läser (eller istället för att läsa) kan lyssna på texten. 
I inställningar kan du välja mellan flera olika språk samt manlig och kvinnlig röst. Tillägget  hittar du i övre högra hörnet på din dator eller Chromebook.

Du kan ställa in ClaroRead på lite olika sätt, så att den läser upp text utifrån hur du vill ha det. Prova dig fram.
 Tänk på att om du markerar en lång text tar det en stund innan texten läses upp. Prova gärna att lyssna på text som du själv har skrivit, kanske uppfattar du innehållet annorlunda när du hör texten?! Det går även bra att lyssna på pdf:er och text i bilder. Då väljer du alternativet "Skanna från skärm"
ClaroRead kan även ljuda bokstäver, ord och meningar under tiden du skriver, funktionen kan du själv enkelt aktivera eller avaktivera under inställningar.
Använder du iPad och vill lyssna på text finns en instruktion för hur du gör på Digitalaverktyg.se.

Tala in text
I Google Dokument finns även en dikteringsfunktion. Öppna ett googledokument, under menyn verktyg väljer du Röstinmatning. Det dyker nu upp en ruta men en mikrofon, klicka på mikrofonen och prata in det du vill ha nerskrivet. För att det ska bli bra måste man tala tydligt och det krävs ofta redigering i efterhand men testa hur funktionen fungerar för dig! Johanna Kristensson ger på sidan Logopeden i skolan instruktion i text och film, länk hittar du här. Att använda röstinmatning i mobil eller platta fungerar ofta bra och mer info om det kan du hitta här.

Lyssna på talböcker i Legimus

Har du en läsnedsättning som gör det svårt för dig att läsa en bok från pärm till pärm? Då har du möjlighet att få tillgång till talböcker via Legimus och Myndigheten för tillgängliga medier. Det gör det möjligt för dig att lyssna på böcker genom din telefon, platta eller dator.
Att ha en läsnedsättning innebär att en vanlig tryckt bok behöver anpassas på något sätt för att man ska kunna läsa den och det kan t.ex. bero på dyslexi, ADHD eller synskada. En anpassad bok kan vara en inläst bok eller en bok i punktskrift. Myndigheten för tillgängliga medier (MTM) har ett bibliotek med mer än 100 000 talböcker där du kan låna eller ladda ner böcker direkt.
Talböcker görs i något som kallas Daisy-format vilket bl.a. innebär att du kan bläddra och söka i texten men även att du kan justera hastigheten på uppläsningen. De är oftast inspelade med mänskligt tal istället för talsyntes vilket gör dem lättlyssnade. Till många böcker finns det även text att hänga med i samtidigt som du lyssnar.
 
Hur kommer jag igång?  
För att få tillgång till MTMs bibliotek behöver du allra först ett konto på Legimus och det kan du som har en läsnedsättning få på ditt skolbibliotek. Det går även bra att vända sig till ett av kommunens övriga bibliotek. Är du under 18 år behöver du målsmans underskrift för att få skapa ett konto, blanketten får du på biblioteket.
Talböckerna laddas ner direkt från MTMs hemsida. Vill du lyssna i din telefon eller på din platta behöver du även appen Legimus. I samband med att du skapar ett konto får du information om hur du kommer igång med att låna och lyssna på böcker via Legimus.
Du har även som elev tillgång till att lyssna på dina läromedel via inläsningstjänst, men Legimus kan vara ett bra komplement när du vill ha ett större utbud av skönlitterära böcker.


Enkel videokommentar

Det räcker inte alltid med att skriva kommentarer, utan man vill ibland berätta och visa.
Då är en videokommentar ett bättre sätt.
Här kommer ett tips på hur du enkelt spelar in videokommentar, och låter eleven ta del av filmen på ett mer fokuserat sätt i sitt dokument.

▶︎ Börja med att installera tilläggsprogrammet Nimbus (du hittar en liten instruktion till Nimbus här)

▶︎ Öppna Googledokument du vill ge feedback på och klicka på ikonen för Nimbus-Start Recording.

Nu kan du börja berätta, visa och ge kommentarer via din mikrofon.

▶︎ När du är klar klickar du igen på ikonen för Nimbus och avslutar inspelningen, och väljer att Spara Video.

▶︎ Surfa in på YouTube, och kontrollera att du är inloggad, välj knappen Ladda upp, och se till att du valt Olistad.  Ladda upp din film.

▶︎ När filmen är uppladdad och klar, får du en länk till din film. Kopiera länken och gå tillbaka till ditt dokument.

▶︎ Skapa en kommentar, och klistra in länken till din film.

▶︎ Nu ska du be eleven att installera ett tilläggsprogram i Google dokument, under Tillägg-Hämta tillägg och sök efter DocuTube och lägg till.

När eleven därefter startar tilläggsprogrammet, så letar DocuTube igenom dokumentet efter YouTube-länkar och presenterar dem i listen ute till höger.

Eleven kan nu se och lyssna på dina videokommentarer samtidigt som eleven stannar kvar i sitt dokument, utan att behöva försvinna ut på YouTube.

Se en liten instruktion här

Hur säkra är tilläggsprogrammen enligt GDPR?
Nimbus är tryggt att använda, så länge du inte sparar film/bilder hos Nimbus utan bara lokalt. Programmet körs lokalt i din webbläsare, när du använder det.

DucuTube körs lokalt i din webbläsare, och ingen information försvinner ut på Internet. Även det är tryggt att använda.