Städa, spara och flytta e-post från Gmail

I början av 2019 kommer e-postlådan Gmail att stängas för personal i Växjö kommun. Outlook blir den e-postlåda som kommer att användas.  

Har du behov av att spara eller flytta gammal e-post, så får du lite tips här.

Det är många som har använt Gmail flitigt under åren och har då en hel del mail som man inte vill bli av med. När e-postlådan i Google (utb.vaxjo.se) stänger, så kan man behöva städa, spara och eventuellt flytta e-post till Outlook (vaxjo.se eller skola.vaxjo.se)

OBS Alla andra Googletjänster är kvar och kommer att användas som tidigare, som t ex Drive, Google Dokument, Keep, Google Kalender, Google Classroom osv. Det är enbart e-postlådan Gmail som stängs för personal. Eleverna fortsätter att använda Gmail som tidigare.

Här kommer några tips på hur du kan göra för att städa, spara och eventuellt flytta e-post.

  ▶︎   Ställ in att vidaresända all e-post till Outlook
  ▶︎  Sök, släng och spara filer
  ▶︎  Spara mail som pdf
  ▶︎  Sänd vidare enstaka mail
  ▶︎  Sänd vidare många e-postmeddelanden på en gång
  ▶︎  Spara din mail som ett arkiv



Ställ in att vidaresända all e-post till Outlook

Börja använda Outlook som din primära e-postlåda.
Öppna Google-mailen/Gmail och klicka på kugghjulet uppe till höger, och välj Inställningar

Klicka på fliken Vidarefodran och klicka på Lägg till en adress för vidarebefodran



Skriv in e-postadressen till Outlook; din @vaxjo.se-adress


Nu sänds ett mail med en bekräftelsekod till din @vaxjo.se-adress, som du måste kopiera för att bekräfta att du faktiskt äger adressen.

Öppna din Outlook, och kopiera bekräftelsekoden du har fått i mailet från Google (Växjö kommuns kommunala skolor)


Gå tillbaka till Inställnings-sidan i Gmail, och på fliken vid Vidarebefordran klistrar du in koden i rutan vid Bekräfta "din e-postadress"




Nu är din vidarebefordran skapad, och du aktiverar den innan den börjar fungera och klicka på spara ändringar

Tips: Ställ in ett autosvar i Gmail, som hänvisar till din Outlookadress istället.


Sök, släng och spara filer

Klicka på den lilla pilen i Gmails sökruta, så visas en avancerad sökning.
Prova dig fram att göra olika sökningar på ord, domännamn, adresser, storlek, tidsintervall har bilagor mm.  Här hittar du mer info om hur du gör olika sökningar.

Markera de mail du får fram.
Nu kan du radera mailen, eller klicka på etikettikonen och skapa en lämplig etikett.


Får du fram mail med bifogade filer, kan du klicka på de bifogade filerna och spara dem till din dator eller till din Google Drive.

Se en kort film som visar hur du söker och skapar en etikett:







Spara mail som pdf

Det är smart att spara mail som en PDF-fil istället för att behålla dem i e-postlådan.

Det innebär att man kan spara pdf-filen på en säker plats som hemkatalogen H:, och senare söka efter informationen i pdf-filen.

Dock får man inte med några bifogade filer, utan det fungerar ungefär som om man skriver ut mail på papper. I det här tipset visar vi ett litet tilläggsprogram som hjälper dig att spara många mail till en pdf-fil.

- Börja med att skapa en etikett i din mailbox, och sortera in de mail som du vill spara dit. (se tipset ovan)

- Installera tilläggsprogrammet Pretty Print Gmail från ChromeWebbstore.

- Öppna etiketten med de mail du vill spara till pdf, och markera mailen.

- Klicka på ikonen för Pretty Print Gmail som du hittar i tilläggsfältet.

Nu öppnas en utskriftsdialog, och där väljer du att byta skrivare till "Spara som PDF". Nu klickar du på spara och väljer lämplig plats dit du vill spara, t ex H:

Det fungerar med upp till ca 100 mail per pdf-fil.

Se en film här hur det fungerar.


Sänd vidare enstaka mail

Har du enstaka mail som du vill sända vidare till din Outlook-adress, så klicka du på de tre pluttarna när du har öppnat mailet, och välj Vidarebefordra och skriv in din Outlook-adress.




Sänd vidare många e-postmeddelanden på en gång

Har du många mail du vill sända vidare till din Outlook, så kan man använda ett tilläggsprogram som hjälper dig att vidarebefordra en många mail på en gång.

- Installera tilläggsprogrammet Multi-forward for Gmail från Chrome webstore.

Första gången du använder tillägget måste du godkänna att Multi forward håller reda på hur många mail du vidaresänder, eftersom det finns en begränsing i tillägget på ca 1500 mail om dagen, annars fungerar det inte.

- Skapa en etikett i din mailbox, och sortera in de mail som du vill sända vidare. (se tipset ovan)

- Markera mailen under etiketten som du vill sända över och klicka på knappen för Multi-Forward och ange mottagande e-postadress och sänd.  Klart.

- Välj inte för många mail åt gången, utan dela upp vidaresändningen i flera körningar.

Se en film här hur det fungerar.


Spara din mail som ett arkiv/säkerhetskopia

Man kan spara sin mailbox som ett Arkiv/säkerhetskopia. Ett arkiv innehåller alla mailen i ett standardformat som går att öppna och visa i olika typer av program.  Att skapa ett arkiv passar bäst för den som bara vill spara undan sin mailbox som en backup/säkerhetskopia, och inte direkt använda innehållet.

Googles tjänst för att skapa arkiv heter Takeout.

- Gå till Takeout via följande länk.  (Du hittar det även under dina kontoinställningar - Styr innehåll - Ladda ner din data/Skapa arkiv)

- Välj Hantera arkiv och Skapa ett nytt arkiv

- Markera de tjänster du vill arkivera. I det här fallet avmarkera vi allt, och markerar enbart Gmail.

- Du kan nu antingen välja all e-post, men då blir det ett mycket, mycket stort arkiv och det kan ta mycket lång tid.  Välj Etiketter och markera de delar av din mailbox som är viktigast.
Har du sorterat viktiga mail under en Spara-etikett som vi beskrev ovan, så blir det enkelt.


- Gå vidare och välj hur du vill hantera arkivet som skapas.

- Välj Skicka en hämtningslänk via e-post. Då får du ett mail när det är klart, med en länk till din arkivfil, som du kan ladda ner till din dator, och spara på t ex din H:


- Arkivet som sparas till din dator innehåller nu dina mail i ett standardformat som heter .mbox. Det finns flera olika program som kan läsa och visa dessa filer. Men tanken är att du inte använder arkivet som ett arbetsmaterial, utan har det mer som en backup/säkerhetskopia.

Se en film om hur du skapar ett arkiv.








Vill du se din Googlekalender i OutlookSe hur du gör här